Anılan belge, teşvik, kota, tahsis, ihale, ithalat ve ihracatla ilgili işlemler ile çeşitli kamu kuruluşları ve Bakanlıkların kayıtlarına girmek için kullanılmaktadır. (sanayi sicili, gıda sicili gibi).
Sanayi Odalarına kaydolarak sanayi kuruluşu niteliği kazanan özel veya tüzel kişiliklerin irtibat bilgilerini, üretim konularını ve yıllık üretim kapasitelerini, teknolojilerini, makine parkını, kullandıkları hammaddeleri, sermaye ve istihdam bilgilerini ve benzeri konuları içeren, kuruluşun kimlik kartı niteliğindeki kapasite raporlarını İstanbul Sanayi Odası organizasyon yapısı içerisinde, Kapasite Şubesi düzenlemektedir. İmalat sanayii, ihracat, ithalat, gümrük, teşvik mevzuatı gibi birçok bürokratik işlemde, sanayi kuruluşu ile ilgili bilgilerin kapasite raporlarından elde edilmesi tercih edilmekte ve her geçen gün kapasite raporlarının önemi artmaktadır.
Kapasite Şubesi tarafından görevlendirilen ekspertiz heyetleri ile firma işyerinde yapılan inceleme ve belgelerin değerlendirilmesi sonucunda düzenlenen kapasite raporları, prosedür gereğince Odalarca hazırlandıktan sonra Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği’nin (T.O.B.B) onayını almak zorundadır. İstanbul Sanayi Odası bu hizmeti hızla verebilmek ve Ankara’ya belgenin ulaştırılması esnasında zaman kaybını engellemek için özel kurye kullanmaktadır. Kapasite raporlarının yanıltıcı veya haksız rekabete neden olabilecek bilgiler içermemesi büyük önem taşıdığından, hesaplamalarda T.O.B.B. tarafından belirlenen kriterler ve hesaplama yöntemleri esas alınmaktadır. Günün teknolojilerini yansıtmayan kriterlerin tespiti ve güncelleştirilmeleri de Kapasite Şubesinin görevleri arasındadır.
Ayrıca, kamu kurumlarının firmalar hakkındaki bilgi taleplerinde, kapasite raporundaki bilgilerden faydalanılmaktadır. Kapasite Şubesi, kapasite raporlarındaki ürünlerin DİE tarafından belirlenmiş US97 Ulusal Ürün Sınıflamasına göre kodlama çalışmasını sonuçlandırmış ve uygulamaya koymuştur.
Bu uygulama ise, ürün bazında toplam kapasite ve üretici firma bilgisine hızla ulaşılmasını sağlayacaktır.
Kapasite raporları ülkenin sınai üretim potansiyelini tespit etmek, ekonomik ve stratejik plan ve programları için veri tabanı oluşturmak amacıyla düzenlenmektedir.